São Paulo - A capacidade praticamente ilimitada do Gmail é um convite à bagunça. As mensagens vão se acumulando e pode ficar difícil distinguir o que é importante de coisas dispensáveis. Esta é uma sequência progressiva de dicas para quem quer por ordem na correspondência no serviço de e-mail do Google.
A primeira dica pode parecer um
tanto óbvia, mas ela é um passo necessário para as demais. A cada passo,
você usará ferramentas mais avançadas para organizar a correspondência,
até automatizar a classificação de mensagens por meio de filtros.
1 - Use marcadores
Suponhamos que você
receba mensagens da família, dos amigos e dos colegas de trabalho, além
de newsletters sobre vários assuntos. O primeiro passo para organizá-las
é criar um marcador para cada grupo de pessoas ou tipo de mensagem.
Para isso, basta clicar no botão Marcadores, logo acima da lista de
mensagens e selecionar a opção Criar Novo. Depois, digite um nome como
“Família” ou “Amigos”. Para atribuir um marcador já existente a uma
mensagem que está sendo visualizada, basta acionar o botão Marcadores e
escolher o rótulo a ser aplicado. Note que o Gmail vai listar os
marcadores na coluna esquerda, abaixo do botão Escrever E-mail. Clicando
num deles, somente as mensagens que contêm aquele marcador serão
exibidas. Assim, fica fácil, por exemplo, visualizar apenas as mensagens
enviadas pelos colegas de trabalho ou pela família.
2 - Acerte as cores
É
bastante mais fácil identificar visualmente os marcadores se cada um
deles tiver uma cor diferente. Vamos colori-los. O Gmail lista os
marcadores na coluna esquerda. Posicionando o cursor do mouse sobre um
deles, aparece, à direita, um botão com uma setinha para baixo. Clique
nele para abrir um menu que permite escolher o aspecto do marcador e
outros detalhes.
3 - Arquive para despoluir
Em
alguns casos, é suficiente classificar as mensagens com marcadores para
que a caixa Entrada fique visualmente organizada. Mas é possível que
você receba muitas mensagens que quer tirar do caminho para não poluir a
lista. Se você não quiser apagar essas mensagens (elas podem ter alguma
informação útil que vale a pena guardar), uma solução é usar o botão
Arquivar, no alto da página. A conversa toda some da lista, mas
permanece no servidor do Gmail. Ela ainda pode ser encontrada pelo
mecanismo de busca ou clicando em Todas as Mensagens na coluna esquerda.
4 - Use o comando Mover
Se você recebe
um volume grande de correspondência, pode ser mais interessante usar o
botão Mover, que também fica acima da lista de mensagens, em vez de
arquivar. Além de tirar o item da caixa Entrada sem apagá-lo, o comando
Mover aplica um marcador escolhido por você. Depois, basta clicar no
marcador, na coluna esquerda, para ver as mensagens que o contém – tanto
aquelas que foram movidas como as que estão na caixa Entrada. Esse
recurso funciona de forma análoga às pastas que existem em serviços com o
Yahoo! Mail e em aplicativos como o Outlook.
5 - Crie filtros
Uma
vez que você definiu marcadores para cada tipo de correspondência, é
hora de automatizar a marcação criando filtros. Suponhamos que você
queira que todas as mensagens do remetente João sejam marcadas com o
rótulo Amigos. Abra uma mensagem dele, clique no botão Mais (acima das
mensagens) e escolha Filtrar Mensagens Assim.
O Gmail
mostra uma página onde aparece, ao alto, um formulário para você
especificar critérios de pesquisa. Por padrão, ele coloca o endereço do
remetente como critério. Se o objetivo for rotular as mensagens desse
remetente, não é preciso fazer nada nessa página. Note que, abaixo,
aparecem as mensagens que seriam selecionadas com o critério
especificado (neste exemplo, devem ser as mensagens do tal João). Se
alterar os critérios, clique no botão Pesquisa de Teste para atualizar a
lista. Se tudo estiver certo, clique no botão Próxima Etapa.
Escolha,
agora, que ações você quer que o filtro realize. No nosso exemplo,
basta assinalar a opção Aplicar o Marcador e selecionar o marcador
Amigos. Se quiser marcar as mensagens já recebidas, assinale a opção
Aplicar este Filtro Também às Conversas Abaixo. Depois, é só clicar no
botão Criar Filtro. Desse momento em diante, todas as mensagens do João
receberão automaticamente o marcador Amigos. Note que os filtros podem
fazer outras coisas úteis, como encaminhar a mensagem para outro
endereço ou destacá-la com uma estrela.
Leia Mais em: http://info.abril.com.br/noticias/tecnologia-pessoal/5-dicas-para-organizar- mensagens-no-gmail-25092011-2.shl
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